Cómo gestionar las reuniones tipo “1&1”

Empezaría diciendo que “depende” y es cierto pero voy a intentar hacer un análisis más exhaustivo acerca de cómo afrontar estas reuniones.

1. Guarda tiempo suficiente, no sólo para esa reunión sino para llegar a tiempo y para después de la reunión resumir, apuntar y sintetizar las ideas más importantes. Esto que parece una chorrada si no lo haces se queda en una conversación al aire.
2. Intenta estar en un momento con suficiente tranquilidad como para escuchar a una persona. Es decir, si es algo rápido entre mil reuniones, no hagas esa reunión, es mejor buscar un hueco. Tienes que estar con una dedicación del 100%.
3. Ten en cuenta el contexto, primero el porqué de esa reunión, piensa en tu cabeza varios objetivos a sacar en claro de la reunión. Esboza esas ideas e incluso prepárate varias preguntas para hacer durante ese 1&1.
4. Ten en cuenta la relación funcional que existe entre esa persona y tú y la confianza que tenéis. La relación manager-empleado, compañero del mismo equipo, persona de otro equipo, etc normalmente viene dada por la empresa. Pero eso suele cambiar mucho con la confianza que existe entre esas dos personas. Adáptala, ni te pases ni te quedes corto.
5. Si eres tú el que ha pedido hacer el 1&1, limítate a escuchar, prepárate varias preguntas, aquí hago referencia a por ejemplo el apartado de Open Questions del libro de “Coaching Agile Teams” de Lyssa Adkins. A mi me parece brutal y lo uso constantemente. Antes de acabar ese 1&1 plantea siguientes pasos. Pide feedback siempre que puedas.
6. Hay gente que en los procesos sobre todo de abrirse lo pasa realmente mal, incluso desde nuestro rol de Agile Coaches muchas veces existe cierto grado de incomodidad. Si ves este tipo de síntomas, pregunta si la persona le ve la utilidad, no fuerces. No hay nada como malgastar el tiempo. Si no es útil para nadie, es mejor dejar el proceso.
7. Pregunta acerca de la frecuencia, ni mucho ni poco y depende mucho del contexto. Al inicio de la creación de un equipo puede ser más frecuente, hay gente que necesita sentirse arropada, hay otra que lo contrario. Míde, prueba y falla. Itera y después sobre todo ponlo en comun con la empresa.
8. Mucha gente no está acostumbrada a este tipo de reuniones. En el pasado solían ser reuniones de “jefe echa la bronca a empleado” y puede no ser el formato para muchas personas. Al principio explica bien el propósito, explica que es simplemente una conversación profesional. Y sobre todo que no lo vean como un “report”. Reportar a otra persona, que otra persona te reporte, nunca añadirá valor sino todo lo contrario. Es llevar un mensaje por una empresa mareando ese mensaje.

Cualquier consejo, comentario es bienvenido, ¿y tú que usas en tus 1&1?